چارچوب کلی وظایف دبیرخانه هیات امنای دانشگاه
- همکاری و فعالیت با ریاست دانشگاه جهت اقدامات و تکالیف مرتبط با مصوبات هیات امناء و مشارکت حسب نیاز با معاونین ذیربط و نیز مشارکت و مساعدت در برگزاری و پیگیری اقدامات هیات امنای بیمارستان ها
- برنامه ریزی و هماهنگی در تدوین پیشنهادات و دستور جلسات هیأت امناء دانشگاه و مشارکت با دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع در تدوین دستورالعمل ها، دستورات مشترک و تنظیم صورتجلسات ، جمع آوری مستندات مصوبات و... و اخذ تاییدیه اولیه پیشنهادات قابل طرح در جلسه از دبیرخانه مرکزی هیات امنا در وزارت متبوع
- برگزاری جلسات هیات امنای دانشگاه حسب ضرورت با نظر ریاست موسسه بصورت فوق العاده یا عادی خارج از جلسات برنامه ریزی شده سالیانه توسط دبیرخانه مرکزی وزارت متبوع و فراهم نمودن امکانات لازم در ارسال مستندات کامل جلسه به اعضا با فاصله زمانی مناسب (حداقل ده روز قبل از تشکیل جلسه) و دبیرخانه مرکزی
- مطالعه، هماهنگی و همکاری در تدوین برنامه ها و سیاستهای دانشگاه با مبادی ذیربط بخشی و فرابخشی در راستای سیاستهای کلان و تسری آنها در مصوبات هیأت امناء ( در دانشگاه یا حسب نیاز در بیمارستانها)
- هماهنگی ومشارکت با مدیریت مالی و مدیریت بودجه دانشگاه در تنظیم وتهیه جداول و گزارشات بودجه ای و مالی، هماهنگی در راستای مصوبات هیأت امناء و پیگیری نهایی نمودن جداول پیشنهادی جهت تصویب در فصل بودجه ریزی و مشارکت در ارائه گزارشات مالی و حسابرسی حسب نیاز و مورد در هیات امناهای دانشگاه یا بیمارستان ها
- مطالعه، پژوهش و برنامه ریزی در پایش و نظارت بر حسن اجرای مصوبات هیأت امناء، ارزیابی عملکرد آن و ارائه گزارش
- مشارکت و همکاری با معاونت ها و واحدهای تخصصی زیر مجموعه دانشگاه بمنظور برنامه ریزی و جمع آوری اطلاعات ومستندات و پیشنهادات جهت تهیه و تدوین نهایی پیش نویس مصوبات و تصویب آن در هیأت امناء دانشگاه و حسب مورد و نیاز در بیمارستانها
- برنامه ریزی جلسات هیأت امناء و برگزاری جلسات و مشارکت و پیگیری در تنظیم، اصلاح و تائید امضای صورتجلسات، گزارشات عملکرد، حسابرسی، جداول بودجه و مالی و... با همکاری واحدهای تخصصی ذیربط دانشگاه
- بازنگری و مطالعه دستورالعمل ها، قوانین مرتبط ، جداول مالی واداری و ارائه اصلاحات در زمینه های مدیریت و فعالیتهای دانشگاه مرتبط با مصوبات هیأت امناء
- مستند سازی و طبقه بندی اطلاعات وایجاد ارتباط و هماهنگی با اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی هیأت امناء وزارت متبوع
- هماهنگی در راه اندازی و فعالیت کمیته های تخصصی هیأت امناء در سطح دانشگاهها در راستای مصوبات، پیشنهادات، تکالیف جلسات هیأت امناء و نیازهای کارشناس دانشگاه
کلیات وظایف و فعالیت رئیس دبیرخانه دائمی هیات امناء دانشگاه :
رئیس دبیرخانه دائمی و مشاور ریاست دانشگاه وظیفه هماهنگی و ایجاد ارتباط فعال و کارشناسی مستمر بین اعضای هیأت امناء، دبیرخانه مرکزی و تمامی معاونین و مشاورین دانشگاه را داشته وجهت یافتن راهکارهای اجرایی مناسب و اطمینان از انجام تکالیف مختلف مندرج در صورتجلسات هیأت امناء پیگیری مناسب را حسب مورد بعمل می آورد و درضمن زیر نظر ریاست دانشگاه به منظور اطلاع از کلیه اقدامات در سطح دانشگاه و مشارکت در تهیه گزارشات، پیش نویس مصوبات، ثبت و پیگیری تصمیمات و سیاستگذاری های اتخاذ شده در جلسات هیأت امناء، بعنوان عضو ثابت در کلیه جلسات هیأت رئیسه، شوراهای معاونین ومدیران و حسب مورد جلسات هیأت امنای بیمارستانها یا کمیته های تخصصی شرکت می نماید. رئیس دبیرخانه دائمی موظف است گزارشات دوره ای در خصوص اجرایی شدن مصوبات هیأت امناء، بودجه و عملیات مالی و حسابرسی را با هماهنگی ریاست دانشگاه به دبیرخانه مرکزی و کلیه اعضای هیأت امناء ارائه و برنامه ریزی لازم را جهت حضور اعضای محترم هیأت امناء در سطح دانشگاه خارج از زمانهای شرکت در جلسات وایجاد ارتباط با سطوح مختلف مدیریتی به منظورآشنایی هر چه بیشتر اعضاء با شرایط و وضعیت دانشگاه به دفعات لازم در طول سال بعمل آورد. درضمن مستندسازی و ایجاد بانک اطلاعات از مصوبات، گزارشات و عملکرد وآخرین وضعیت اجرایی شدن مصوبات از مهمترین اقدامات دبیرخانه می باشد. این اقدامات در صورت نیاز با نظر ریاست دانشگاه با توجه به امکانات موجود در هیاتهای امنای بیمارستانها نیز تسری می یابد.
کلیات وظایف و فعالیتهای کارشناسان دبیرخانه
کارشناس یا کارشناسان دبیرخانه ( ترجیحاً وحسب تشخیص ریاست دانشگاه در دانشگاههای بزرگ ۲ نفر - در دانشگاههای کوچکتر یا دانشکده ها و موسسات یک تا دو نفر حسب نیاز) علاوه بر اجرای وظایف ودستورات ناشی از مسئولیت‌های مشاور و رئیس دبیرخانه دائمی می بایست از توان و آگاهی لازم جهت مباحث بودجه ای، مالی، قوانین ومقررات هیأت امناء، آئین نامه ها و دستورالعمل های مربوطه و نیز آشنایی کامل با رایانه برخوردار باشند تا بتواند ضمن ارتباط و همکاری با واحدهای مختلف دانشگاه در ثبت و گزارش دهی داده ها، تنظیم جداول ونیز پالایش مصوبات پیشنهادی با انجام مطالعات کارشناسی و مطابقت با قوانین و مقررات مرتبط ، تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات و حضور کارشناسی در کمیته های تخصصی هیأت امناء تحت نظر و با مدیریت رییس دبیرخانه اقدام نمایند. حداقل مدرک تحصیلی برای این مسئولیت کارشناسی می‌باشد.